Quais métodos podem auxiliar sua empresa em tempos de crise

Quais métodos podem auxiliar sua empresa em tempos de crise

As crises são difíceis de serem previstas, mas ocorrem com muita frequência. De acordo com um estudo realizado pela consultoria Bain & Company, o Brasil já sofreu com as consequências de cinco períodos de crise somente nas últimas três décadas. E em épocas em que a economia está desfavorável apenas as empresas mais preparadas conseguem progredir e se destacar no mercado, ocupando uma posição à frente da concorrência. Acompanhe quais métodos podem auxiliar sua empresa em tempos de crise e boa leitura!

Planejamento mais eficiente

O software de gestão empresarial é uma ótima ferramenta para o planejamento de atividades e processos de uma empresa. Isso porque ele fornece uma grande quantidade de dados, atualizados e integrados. Eles podem ser usados tanto pelos gestores como pela equipe para fazer um planejamento mais realista e eficiente. Assim, as chances de a empresa contornar os problemas impostos pela crise acabam ficando maiores.

Ainda neste tópico, vamos dar algumas dicas sobre como elaborar um planejamento mais eficiente:

Detalhamento

O planejamento deve começar a partir das respostas para três perguntas: o quê, quem e quando. Ele deve ser trabalhado em cima de atribuições, tarefas e prazos para ser eficaz.

Plano

Quando o planejamento está bem definido, a empresa consegue identificar os recursos, o tempo e o dinheiro para a implementação do plano de ação.

Foco

Para entender qual o foco correto para ser seguido em todas as metas da empresa, é necessário entender onde ela quer chegar.

Por exemplo: a empresa precisa faturar R$ 50.000,00 em um determinado mês. Eu sei que para atingir este valor, preciso que, em média, 50 clientes estejam investindo no meu negócio.

Para 50 clientes investirem, preciso gerar pelo menos 100 oportunidades. Para gerar 100 oportunidades, tenho a necessidade de ter como base 500 SQLs. (“Sales Qualified Leads – são as leads que estão realmente inclinadas para efetuar uma compra com a sua empresa. Nesse estágio, é possível encontrar as melhores opções em conversão de vendas e deixar que o seu time de vendas trabalhe em cima desses usuários.”).

Para gerar 500 SQLs, a empresa precisa captar 3.000 MQLs. (“MQL (Marketing Qualified Leads é um estágio específico em que algumas leads se encontram. Nesse momento, elas já estão em um estágio de educação mais avançado — sabem quais os problemas possuem e o que precisam para resolvê-los, mas ainda estão em busca de uma empresa capaz de suprir essas necessidades.”).

Para chegar ao número de 3.000 MQLs, sei que preciso gerar 12.000 leads e, por fim, gerar então 50.000 visitantes.

Este é um exemplo de construção de meta que você pode usar como norte para construir as metas dentro da sua empresa.

Realismo

O planejamento só é levado em consideração e apoiado pela equipe se for realista. Por um lado, enquanto uma meta inatingível pode causar uma sensação fictícia em todos os colaboradores, uma meta considerada fácil pode causar uma falsa sensação de bom desempenho. O ideal é que as metas sejam trabalhadas em cima das direções que a empresa deseja seguir e objetivos que tem a pretensão de alcançar.

Relevância

As metas devem direcionar a empresa, como dito anteriormente, a alcançar seus objetivos. Pouco farão sentido se estiverem em torno de objetivos que não trazem retorno. Seja qual for a definição de retorno para a organização.

Cronograma

“O que não tem data de entrega, jamais é entregue”.

Prazos precisam ser estabelecidos para que o planejamento tenha sucesso! Por esse motivo, estabeleça um cronograma individual e em equipe.

Colaboração

Já ouviu aquela frase “tenha pensamento de dono?”. É importante que este pensamento tenha início já na contratação. Quando a empresa contrata pessoas que estejam alinhadas com o perfil comportamental e técnico da corporação, ela tem confiança que aquele(a) colaborador(a) será capaz de tomar decisões frente à um problema ou à uma inovação sem ter a necessidade de ter uma gestão centralizadora, pois todos os colaboradores já carregam o espírito de fazer o que é melhor para a empresa.

Execução

A execução deste planejamento exige que haja constante avaliação em cima das metas e das métricas. Isso permite que haja redefinição de metas e adequação do planejamento em relação as mudanças bruscas do mercado ou da economia (tomando como exemplo a Pandemia causada pelo COVID-19).

Automação

Por fim, para planejar, é necessário focar em alguns pontos como: informação precisa, relatórios detalhados e ferramentas de processamento de registros. Desconhecemos empresas e segmentos que tenham atingido um nível de crescimento ou maturidade sem a necessidade de um sistema de automação. Investir em softwares de gestão também é uma forma de planejar de forma eficiente.

Melhor gestão empresarial

Os relatórios gerados por um ERP são muito precisos, pois englobam todos os departamentos da empresa. Isso dá aos gestores a possibilidade de fazerem uma coordenação melhor do fluxo de caixa da organização, assim como do estoque e de toda a produção. Com relatórios mais exatos, eles podem evitar o desperdício mais facilmente e identificar onde estão as despesas que podem ser cortadas dentro da empresa – uma tarefa crucial, principalmente em tempos de crise.

Neste tópico, damos alguns exemplos para te ajudar a evitar desperdícios de maneira genérica, acompanhe:

Diminuir os custos fixos

Este é o primeiro ponto de atenção. Os custos fixos merecem uma atenção especial e podem ser negociados, como por exemplo, o aluguel da sala ou do prédio. Os gastos com energia elétrica e água também podem ser revistos, assim como de telefone.

Os custos fixos devem ser cortados sempre que for possível. Se existir a possibilidade de manter os colaboradores ou parte deles como Home Office, o faça. Essa atitude auxilia na diminuição dos custos fixos.

Custos variáveis: fornecedores

Os custos com os fornecedores nem sempre são levados em consideração quando o assunto é armazenar estoque, matéria-prima, insumos, etc. A primeira decisão sempre baseia-se em manter o estoque com um pouco mais do que ele precisa para imprevistos. O que não é o caso dentro de uma situação de crise, negociações anteriores com os fornecedores para chegar ao melhor preço e, assim, comprar em maior quantidade não é uma opção.

Entre em contato com o seu fornecedor e avalie junto com ele se é possível manter o preço para quantidades menores. Caso não seja possível, refaça sua pesquisa de mercado. Talvez outros fornecedores estão oferecendo negociações mais vantajosas para a sua empresa.

A tecnologia é seu braço direito e esquerdo!

O auxílio da tecnologia merece atenção redobrada! Ela ajuda a diminuir os custos de duas formas: primeiro, o controle financeiro é um recurso poderoso dentro dos softwares de gestão. Com ele, é possível monitorar a entrada e a saída de recursos do negócio. Recurso fundamental para realizar cortes de maneira consciente.

Além de tudo, o uso da automação nos auxilia a diminuir gastos em série. Como por exemplo: a mão de obra.

Não tenha receio de pedir ajuda

Não poderíamos deixar de ressaltar a importância do auxílio de especialistas e consultores neste processo. Os profissionais de contabilidade, por exemplo, podem se tornar grandes parceiros de negócio. Eles auxiliarão a realizar uma análise com mais precisão da sua organização. Também terá o auxílio de demonstrações de fluxo de caixa e de resultado de exercício.

Desta maneira, você terá em suas mãos mais informações para concluir quais gastos poderão ser cortados na empresa.

 Eliminação de interfaces manuais

Para realizarem avaliações de desempenho e se manterem atualizados acerca das metas de cada equipe, muitos gestores recorrem ao uso de planilhas físicas, que são desconexas e não dão agilidade na hora das tomadas de decisão. Com o ERP, todas as interfaces manuais são eliminadas e os gestores passam a fazer análises de forma ágil e rápida através do próprio software, o que ajuda a eliminar os desperdícios de tempo e ganhar competitividade.

Rápida identificação de problemas

O funcionamento de uma empresa é bem semelhante ao de uma máquina. Várias engrenagens operam ao mesmo tempo para garantir que tudo ocorra bem. E quando uma delas falha, todo o sistema é comprometido. Em muitas organizações, o impacto que determinadas ações que um setor têm, em outros (muitas vezes) é desconhecido. Este problema, normalmente, é sanado com o ERP, já que ele ‘enxerga’ a empresa como um todo e contribui para a identificação dos problemas.

Se atualmente sua empresa ainda não trabalha com um Sistema de Gestão ou seu Sistema de Gestão é engessado, apresentamos o método MASP (Método de Análise e Solução de Problemas).

Este é um processo de melhoria apresentado em 8 etapas. Cada uma dessas etapas contribui para a identificação dos problemas e a elaboração de ações corretivas e preventivas para eliminá-los ou minimizá-los.

O método propõe a seguinte ordem na tratativa de problemas:

  1. Problema: identificar o problema;
  2. Observação: analisar as características do problema;
  3. Análise: determinar as causas principais;
  4. Plano de ação: conceber um plano para eliminar as causas;
  5. Ação: agir para eliminar as causas;
  6. Verificação: confirmar a eficácia da ação;
  7. Padronização: eliminar definitivamente as causas;
  8. Conclusão: recapturar as atividades desenvolvidas e planejar para o futuro.

A seguir inserimos uma tabela de orientação para apresentar as etapas e uma descrição do seu funcionamento:

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Automatização de tarefas que tomam tempo

Em uma empresa, todas as atividades devem ser acompanhadas constantemente pelos gestores. Mas esta tarefa não é muito fácil de ser realizada, e geralmente leva muito tempo. Com o ERP, todos os processos de trabalho são integrados e automatizados, permitindo que os gestores não percam tempo com inserção de dados e conferência de informações e foquem em atividades mais importantes.

Comunicação ágil e menos custosa

Em muitos negócios, cada setor tem seu próprio “universo”. Neles, a comunicação entre as diferentes equipes é praticamente nula, o que acaba fazendo com que os funcionários não trabalhem focados nos mesmos objetivos. A adoção de um ERP pode resolver este problema, através da integração dos diferentes setores da empresa, tais como comercial, marketing, financeiro e administrativo.

Esta integração, além de tornar a comunicação mais ágil, eficaz e menos custosa, ainda pode garantir que todos os colaboradores permaneçam focados nas mesmas metas e objetivos, não perdendo tempo com atividades desnecessárias e desempenhando seus papéis de forma adequada. Somente assim a empresa conseguirá aumentar a produtividade da sua força de trabalho e sair da crise ilesa.

Otimização das tomadas de decisão

Em uma crise financeira, o mais importante é focar naquilo que é realmente importante para a empresa. Assim as metas planejadas sejam alcançadas. O ERP permite que decisões sejam tomadas de forma assertiva e mantenham o foco em atividades que realmente tragam resultados para o negócio, elevando assim a lucratividade e a competitividade da empresa no mercado.

E você, já está contando com um ERP para driblar a crise econômica atual? O que mais você acha que ele pode oferecer às empresas em tempos de crise? Compartilhe suas dúvidas, opiniões e experiências conosco nos comentários!

 

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