Como resolvo o problema de descentralização de informações na minha empresa?

Como resolvo o problema de descentralização de informações na minha empresa?

Sabemos que atualmente estamos passando por uma transformação digital. As mudanças no mercado acontecem progressivamente e isso também acarreta a competitividade entre as empresas e ninguém quer ficar para trás.

As inovações estão facilitando a rotina de trabalho de muitas pessoas, principalmente as que automatizam processos, trazendo cada vez mais benefícios para as empresas e assim centralizando as informações.

Afinal, o que é descentralização de informações?

Dentro das corporações são diversos os processos para serem controlados e analisados, desde procedimentos de recursos humanos até a separação de estoque, por exemplo. Com isso, é gerada uma demanda de tempo de todos os colaboradores quando o trabalho, as análises e as informações são feitas de modo manual ou descentralizado, como o acúmulo de planilhas, controles paralelos e arquivos físicos.

Cada departamento gera inúmeros dados criteriosos que acabam por influenciar todos os setores da empresa. Desta forma, com a utilização de métodos manuais e tradicionais, as informações acabam sendo controladas exclusivamente por cada setor e isso implica na dificuldade de ter uma avaliação mais assertiva sobre vários processos dentro da empresa, interferindo na comunicação entre setores e podendo, inclusive, prejudicar o faturamento. Isso é chamado de descentralização de informações (e ela está atrasando o seu trabalho!).

Então como eu centralizo as informações entre os departamentos?

Uma solução muito eficaz e muito utilizada em empresas, que são referências no mercado, é a utilização de sistemas integrados, chamados Sistemas ERP. (Dica: são eles que farão você parar de enviar 42 e-mails por dia desnecessariamente).

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O ERP é um sistema de informação que interliga todos os dados e processos de uma organização em um único sistema, gerenciando por completo a sua empresa, a partir da união de vários módulos que controlam os departamentos. Pesquisas apontam que o uso desta ferramenta aumenta em até 35% o crescimento da empresa.

 

Na utilização de um Sistema ERP, conseguimos obter vários benefícios, tais como:

  • Redução de custos;

  • Otimização da produtividade;

  • Redução do prazo de entrega de produtos e serviços;

  • Eficiência nos processos de suprimentos;

  • Melhoria da gestão tributária;

  • Segurança da informação;

  • Melhoria na competitividade;

  • Eliminação de retrabalho.

 

Um benefício muito importante também é a redução da demanda de tempo para a realização de tarefas e processos. A empresa perde muito tempo utilizando processos e sistemas rústicos, retrabalhos e trabalhos manuais. De acordo com um estudo realizado pela Receita Federal, as empresas brasileiras gastam, em média, 600 horas por ano para calcular e pagar impostos e contribuições – o que equivale a 25 dias de trabalho. Além disso existem diversos outros fatores que influenciam para um maior tempo gasto na realização de tarefas.

Só o ERP é a solução?

Quer dizer que você já utiliza um ERP e as informações da empresa que você atua continuam descentralizadas e você acha melhor manter controles paralelos? Temos uma notícia para você: talvez esteja no momento de reavaliar o seu software atual.

Por hora, não se preocupe. Preparamos um guia prático com 7 passos simples para evitar maior demanda de tempo para realização de tarefas!

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Mas por que devo centralizar as informações?

Vamos lá, quando queremos comprar um chocolate, sabemos que ele é vendido em mercado, nesse mercado você também sabe que ele fica localizado em um determinado corredor e até em uma determinada prateleira, não é? Você conhecendo o mercado irá traçar um caminho mais rápido e assertivo para chegar até o chocolate e assim você vai alcançar o objetivo de comprar o mesmo muito mais rápido! Não precisará procurar pelo mercado todo, indo em cada corredor e acabar perdendo um tempo que poderia, por exemplo, ser utilizado para comprar outras coisas. Isso é a centralização da informação!

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Agora imaginemos outro cenário: na sua empresa, os funcionários de recursos humanos usam o sistema, o financeiro utiliza o Excel, administração utiliza controles físicos, ou seja, cada setor da empresa utiliza um recurso diferente que supre as necessidades do departamento e, assim, cria-se uma falsa sensação de organização e isso dificulta muito o acesso as informações e o trabalho dos gestores.

Um sistema que agrupe todas as ferramentas de trabalho faz com que o colaborador ganhe tempo, aumentando a produtividade, porque ao invés de ficar procurando onde está o documento, onde está o programa, onde foi que ele guardou determinado arquivo, toda aquela infinita papelada, tudo estará centralizado em um único lugar.

A centralização de informações é de extrema importância em todos os tipos de organização e torna-se um diferencial para empresas que buscam aumentar a produtividade das equipes, aumenta a eficiência do colaborador que não fica tão dependente de outros funcionários quando precisar de um arquivo, documento ou informação que fica disponível no banco de dados do sistema.

Hoje em dia é difícil imaginar uma empresa competitiva sem o auxílio de inovações tecnológicas. Aos poucos, todas essas inovações se tornaram indispensáveis para permanecer no mercado.

Se a sua empresa ainda não aderiu a todas essas melhorias, talvez seja a hora de repensar, pois você corre um sério risco de ser engolido pela concorrência e ficar para trás!

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