Como garantir a conformidade do eSocial e evitar multas em 3 passos

Como garantir a conformidade do eSocial e evitar multas em 3 passos

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A obrigatoriedade do eSocial causou certa incerteza entre os gestores, uma vez que exigiu adaptação operacional e sistêmica para assegurar a conformidade dos processos frente aos órgãos regulatórios.

Atualmente, porém, com as fases mais avançadas do projeto já em curso, é natural que a preocupação sofra um deslocamento significativo: em vez de construir cenários possíveis para a entrega dos documentos, analisando opções viáveis, mas ainda hipotéticas, as lideranças devem partir à ação e balizar suas rotinas em novos padrões e novas ferramentas.

Caso haja negligência na entrega das informações internas, o prejuízo é considerável e pode comprometer o fluxo de caixa da empresa. As multas variam de acordo com o desvio — falta de comunicação acerca de férias ou ausência de exames médicos obrigatórios, por exemplo — e podem somar um valor alto, a depender da gravidade e da recorrência do problema.

Para evitar complicações financeiras e transtornos com o Governo, é importante que os gestores estejam conscientes da situação de suas companhias e, assim, ajam de forma transparente e objetiva.

Confira as principais dicas para se manter a par das demandas e garantir o cumprimento das exigências no prazo determinado!

 

1. Dissemine informações entre as equipes

Entender as particularidades do processo e a extensão das obrigações do eSocial é essencial para que as atividades rotineiras sejam eficientemente cumpridas. Por isso, é válido que as equipes — principalmente as diretamente envolvidas nos trâmites do envio — estejam por dentro dos prazos estabelecidos pelo Governo.

A tarefa de informar a equipe, porém, não deve se restringir aos profissionais diretamente responsáveis pela submissão dos dados: quando todo o quadro de funcionários está consciente a respeito das demandas do eSocial e da importância de mantê-las em dia, fica mais fácil obter o comprometimento dos colaboradores.

Pense, por exemplo, em uma das obrigações mais prementes: a atualização cadastral. O eSocial estabelece que quaisquer mudanças de endereço sejam imediatamente comunicadas, via documentação no sistema. O conhecimento do fato, porém, precisa chegar à empresa. Se o funcionário peca em repassar a informação, a organização falha em transmiti-la ao Governo — e a situação pode implicar em multas.

Dessa forma, a necessidade de mobilizar todo o time, ressaltando a importância e abrangência do eSocial, fica cada vez mais evidente. Certifique-se de pontuar que o sucesso da operação também depende do esforço individual de cada um!

 

2. Assegure o entendimento das obrigações e de suas particularidades

Assim que anunciado em bases formais, com prazos cronogramas estabelecidos, o eSocial suscitou um clima de insegurança entre os gestores —  independentemente do porte ou do segmento da empresa que administravam.

As dúvidas eram vastas, dinâmicas e envolviam preocupações complexas. Uma das mais recorrentes dizia respeito ao modo prático de operação, da compilação de dados aos inputs no sistema do Governo. Com a unificação das informações dos trabalhadores (desde o princípio, o objetivo primordial do eSocial) e uma série de novas integrações previstas, podia ficar difícil visualizar o andamento do processo em linhas claras e eficazes.

Para atender às novas demandas e corresponder às exigências fiscais, foi preciso investir em capacitação de equipes. Não convém, porém, cessar o estímulo à aprendizagem após a etapa inicial de entregas: com a implantação ainda em curso e fases complementares oficialmente previstas, os aprendizados são constantes e devem permear a operação de rotina.

Para tanto, é imprescindível que os líderes invistam em profissionalização de processos e forneçam ferramentas consistentes à equipe. Treinamentos, workshops e aperfeiçoamentos, afinal, são formas valiosas de garantir a aderência operacional e manter a confiabilidade dos dados remetidos ao Governo.

 

3. Automatize tarefas e invista em integração de processos

O sucesso do eSocial está, sem dúvida, diretamente associado à qualidade da operação cotidiana. A noção de qualidade, por sua vez, sugere a eficiência e a transparência das rotinas administrativas e de gestão de recursos humanos, assegurando a conformidade da empresa perante as normas do Fisco.

Para evitar transtornos e multas ligadas ao eSocial, a centralização de informações e a integração de rotinas despontam como armas valiosas e indispensáveis. Os gestores precisam entender a urgência de padronizar e automatizar as demandas internas, sob o risco de incorrer em sérios prejuízos fiscais — além de operacionais, ligados aos resultados globais da empresa.

Com o intuito de maximizar a performance e, claro, de manter o fluxo coeso de informações trabalhistas via eSocial, é fundamental que haja investimentos precisos em tecnologia de gestão. Somente ao contar com uma ferramenta robusta, aderente e capaz de concentrar todas as informações do RH — do ponto eletrônico ao ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) —, é possível certificar a conformidade da operação frente às exigências do Governo.

O Areco ERP reúne todos os mecanismos para atender plenamente ao eSocial. Todas as informações do funcionário, bem como os dados do vínculo empregatício, são registradas no sistema desde o momento da contratação.

O software está conectado ao Governo e, em poucos cliques, automatiza os envios. Basta que a equipe se certifique da veracidade das informações arquivadas no ERP para que, em poucos minutos, as guias devidas sejam remetidas às instituições responsáveis. A equipe de RH ganha agilidade e os gestores têm a segurança de que lidam com processos transparentes, eximindo a empresa das multas do eSocial.

 

 BÔNUS 

Os recursos humanos são, sem dúvida, um dos insumos mais importantes às organizações competitivas. Para administrá-los de forma eficiente, o Areco ERP disponibiliza uma série de ferramentas diferenciadas.

No módulo, também é possível, por exemplo:

  • Arquivar a documentação de feedbacks, favorecendo o rápido acesso às ações de desenvolvimento propostas para o colaborador;
  • Monitorar e evolução de carreira do profissional, registrando datas e promoções de forma pormenorizada;
  • Extrair relatórios completos, com filtros personalizados, para entender tendências de perfil ou indicadores de absenteísmo.

O Areco ERP é a tecnologia ideal para potencializar rotinas internas e externas de RH: ao mesmo tempo em que os gestores desfrutam de pleno domínio sobre as informações de seu quadro de funcionários, as equipes de recursos humanos desempenham rotinas operacionais, principalmente as legais, de forma mais rápida e segura.

 

 

Conheça um pouco mais sobre o novo ERP da sua empresa

contato@areco.com.br
(19) 3849-4355

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