Solução ERP: a importância da tecnologia de gestão em organizações de diferentes portes e segmentos

Solução ERP: a importância da tecnologia de gestão em organizações de diferentes portes e segmentos

Os gestores modernos precisam desempenhar funções de liderança estratégica. Cabe a eles a missão de compreender o contexto do mercado, de identificar a demanda ideal, de preparar uma equipe competente e, claro, de criar estratégias que sustentem o crescimento sustentável do negócio.

Para isso, entretanto, é preciso dispor de mecanismos coesos, integrados e transparentes, capazes de alavancar processos e de otimizar rotinas. Na ausência de ferramentas que empoderem profissionais e facilitem a tomada de decisão, quem sai perdendo é a companhia — que deixa de explorar a máxima performance de seus recursos. A solução para esse cenário intrincado, independente do segmento de atuação e do porte da empresa, tem apenas três letras: ERP.

O poder da tecnologia de gestão

Muitos estudos teóricos, baseados na observação prática de retornos, confirmam a eficácia dos sistemas de gestão. De acordo com levantamento da InfoWester, por exemplo, manter as operações integradas torna as corporações até 26% mais produtivas.

De forma geral, não importa se a melhoria se dá na linha de produção, aumentando a produtividade da fábrica em relação ao número de peças produzidas, ou se na velocidade do giro de estoque, diminuindo os custos com armazenagem e depreciação em uma distribuidora de produtos. O reflexo é um só: menos desperdícios (de tempo e insumos) e mais resultados.

Outro estudo, dessa vez empreendido pelo IDG Research, reforça a importância da tecnologia gerencial. Segundo os dados divulgados, empresas que utilizam ERP para controlar suas rotinas crescem até 35% mais rápido que aquelas que não implantaram o software. O mesmo instituto pondera que os sistemas integrados aumentam a produtividade operacional em até 10%, representando ganhos expressivos e escaláveis.

O feedback do mercado, proveniente da análise criteriosa de organizações em atividade, é muito claro em seu diagnóstico: o investimento em tecnologia deve ser levado a sério pelos gestores mais engajados e competitivos. Melhorias de 10%, de 26% ou mesmo de 35% indicam operações mais saudáveis e caixas mais robustos.

ERP: a ferramenta comum a todo o tipo de organização

A tecnologia de gestão é uma aliada bastante democrática. Ao integrar áreas e alinhar processos de modo conciso e transparente, os softwares são eficientes em empresas dos mais variados perfis — do e-commerce iniciante, que precisa emitir poucas notas fiscais por semana, à indústria de alimentos de grande porte, que exporta para o mundo inteiro e segue regulações estritas.

Em uma pequena fábrica de autopeças, por exemplo, é possível sistematizar o PCP — da engenharia de produto ao controle de qualidade — e integrá-lo ao Comercial e ao Estoque, admitindo consultas de disponibilidade de produtos acabados (ou de seus respectivos prazos de produção) em tempo real, na ponta da negociação.

Da mesma forma, empresas de serviço podem se beneficiar com a sistematização de seus processos. Com o ERP, por exemplo, é possível automatizar o faturamento de contratos com valores fixos mensais, inclusive possibilidade a adição de serviços extras a partir do apontamento de horas trabalhadas.

O porte, assim como o segmento de atuação, há muito deixou de ser um fator limitante para a implantação de um software de gestão. Qualquer organização focada em eliminar gargalos, otimizar processos e desenvolver negócios precisa se apoiar em informações centralizadas e dados confiáveis.

Para isso, a estrutura do ERP permite, dentre uma série de atributos de flexibilidade, que sua implantação seja modular. Assim, as lideranças podem priorizar as áreas mais carentes de controle e adequar o workflow de acordo com as necessidades mais iminentes, evitando desacordos graves no Fluxo de Caixa.

É cada vez mais comum, portanto, que empresas diversas — do varejo ao atacado, da indústria aos serviços — se voltem à tecnologia gerencial como uma maneira eficaz de construir estratégias de sucesso.

Os números do mercado, assim como a experiência corporativa, demonstram que essa decisão é, de fato, certeira e urgente. Para fazer frente à concorrência, à volatilidade do consumo e às inovações disruptivas, é preciso contar com o rigor prático do ERP.

O ERP ideal para o seu negócio

A tarefa de escolher um software aderente, capaz de corresponder às demandas da companhia e de suportar o crescimento exponencial da operação, é bastante desafiadora. Para mitigar transtornos, vale caprichar na avaliação dos fornecedores mais cotados.

O Areco ERP é a solução ideal para automatizar rotinas, eliminar o retrabalho e minimizar a incidência de erros, seja na fábrica ou na gestão fiscal. Com isso, a estratégia de negócios também fica fortalecida: a tecnologia garante mais transparência e segurança na tomada de decisão.

Está começando? O Areco ERP é composto por módulos individuais que se integram totalmente, otimizando processos do CRM (Customer Relationship Management) ao BI (Business Intelligence) — e atingindo todas as etapas do workflow no seu ritmo e no seu propósito.

Já está estabelecido e precisa escalar sua operação? O Areco ERP é multimoedas, multi-empresas e multi-idiomas, reunindo uma ampla gama de telas administrativas e disponibilizando mais de 2 mil relatórios gerenciais.

Na prática, a tecnologia de gestão prova seu valor frente aos mais diversos perfis de negócio e confirma a tendência de profissionalização das empresas. Não importa o porte ou o segmento: é preciso otimizar recursos e potencializar resultados — e a solução ERP é perfeita para isso.

Quer saber mais sobre a tecnologia que vai transformar o seu negócio?

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O mercado em 2020: perspectivas para economia e tecnologia no próximo ano

O mercado em 2020: perspectivas para economia e tecnologia no próximo ano

O ano de 2019 foi bastante agitado. Na política e na economia, mudanças profundas foram discutidas e implementadas — e outras tantas alterações sistêmicas estão no radar para os próximos doze meses.

O mercado incorpora e responde a esses novos estímulos. Em 2019, por exemplo, a aprovação da Reforma da Previdência aumentou a confiança da indústria, gerando direta ou indiretamente uma resposta positiva no mercado de trabalho — em setembro, foram geradas 157 mil vagas de emprego com carteira assinada.

Esses dados evidenciam um mercado cada vez mais aquecido, o que significa, também, a efervescência da competitividade acirrada. É natural, portanto, que as empresas se munam de ferramentas e processos capazes de maximizar oportunidades e retornos.

Para 2020, alguns indicadores já ganham destaque e, na mão de gestores focados em resultados consistentes, podem embasar decisões mais produtivas e estratégicas.

O horizonte econômico em 2020

A expectativa do Governo é positiva. O ministro da Casa Civil, Onyx Lorenzoni, acompanhado pelo mercado financeiro, afirmou que a economia deve crescer cerca de 2% no próximo ano — uma disparada considerável se comparada aos 0,91% da última projeção para 2019, de acordo com o relatório Focus.

No que compete à inflação, os cenários estão estáveis. Segundo a recente Carta de Conjuntura, divulgada pelo IPEA, a expectativa do mercado é de estabilidade da Selic em 6,5% até meados de abril de 2020, sinalizando possível elevação para 7% após o primeiro quadrimestre.

A atividade industrial deve seguir o mesmo ritmo. Em agosto de 2019, o crescimento de 0,8% na produtividade do setor representou uma trégua de 3 meses no declínio do segmento. Para 2020, espera-se uma retomada mais agressiva, na esteira do avanço do PIB.

Os números indicam que investimentos em produção e escala podem ser valiosos para aproveitar a ascensão de produtividade e consumo. Além disso, é fundamental que os gestores lapidem sua infraestrutura de forma a incorporar novas demandas e corresponder às exigências latentes de um mercado reaquecido.

As perspectivas tecnológicas para 2020

O poder da tecnologia não é novidade para os empreendedores mais antenados. Assim como em 2019 — e nos anos anteriores, já há algum tempo —, o ciclo de 2020 deve ser marcado por novas aplicações e mecanismos de otimização. A competitividade do mercado agradece!

A consultoria Gartner, responsável por relatórios que exploram e disseminam tendências estratégicas, listou algumas das previsões tecnológicas para 2020. A hiperautomação, por exemplo, é uma das primeiras afirmações.

Baseada na associação de ferramentas e com o aprendizado sistêmico, surgem novas metodologias de automação para simplificar o trabalho. A hiperautomação, por sua vez, se refere não somente à amplitude dos mecanismos, mas também às demandas da automação — que incluem a missão de descobrir, avaliar, projetar e monitorar processos potencializados.

Outra tendência que exige atenção (e ação) das empresas de ponta é a valorização da transparência e da rastreabilidade. A expectativa do mercado é a de que os procedimentos corporativos sejam cada vez mais cristalinos, éticos e coerentes às experiências de consumo.

Na prática, para além da privacidade digital, é preciso investir em fluxos sistêmicos que permitam o acompanhamento de processos internos — do planejamento do chão de fábrica ao controle no pagamento de impostos obrigatórios —, assegurando que o cliente se convença da qualidade do produto e que seja positivamente impactado pela dinâmica de trabalho da companhia. 

Por fim, ainda sobre as diretrizes apontadas pelo Gartner, vale ressaltar a ânsia pela democratização da expertise. É cada vez mais valiosa a habilidade de empoderar pessoas por meio da democratização de conhecimentos técnicos e comportamentais, lançando mão de métodos simples e eficientes de ensino.

No caso da tecnologia da informação, por exemplo, profissionais da área têm acesso a uma gama variada de sistemas que os capacitam para desvendar aplicabilidades que impulsionam os resultados de empresas e pessoas.

Tudo isso reforça a urgência de repensar o modelo de gestão, implantando novas ferramentas estratégicas. Sob essa perspectiva, a tecnologia tem um grande poder da transformação — o qual deve ser explorado de modo a ampliar performances e retornos, inclusive financeiros.

A tecnologia de gestão como aliada em 2020

Para as empresas, um dos maiores desafios certamente é transformar números abstratos, ainda que essencialmente positivos, em um catalisador de mudanças lucrativas.

Para aproveitar a possível alta do consumo, que registrou avanços ainda em 2019, é natural que as companhias invistam na otimização de fluxos e recursos, sejam ele físicos, humanos ou financeiros.

Para tonto, a automatização de rotinas é uma das respostas mais assertivas para dar conta das demandas de um mercado em recuperação. Estudos reiteram que organizações que se amparam em um sistema aderente e transparente, tal como o ERP, crescem até 35% mais rápido do que aquelas que negligenciam a importância de integrar seus processos e automatizar tarefas rotineiras.

Estima-se que as companhias incapazes de implantar tecnologias sistêmicas têm 2x mais chances de perder mercado em função da falta de agilidade e de controle operacional. Em 2020, certifique-se de que a sua empresa tenha recursos para aproveitar a onda de crescimento do país.

Para entender como o Areco ERP pode ajudá-lo no próximo ano — e nos seguintes, sempre atualizando funcionalidades inovadoras —, entre em contato conosco!

As 4 estratégias essenciais do controle de estoque

As 4 estratégias essenciais do controle de estoque

Há algum tempo, quando o controle de estoque se limitava a rotinas de checagem de entradas e saídas, o mercado era bastante regionalizado e as tecnologias de gestão eram escassas. Hoje, é impossível competir (e prosperar) sem dispor de ferramentas eficientes de monitoramento e de otimização.

A dinâmica do estoque foi, sem dúvida, frontalmente afetada pela profissionalização corporativa — e ganhou tons mais estratégicos desde que se beneficiou de mecanismos altamente tecnológicos. Frente a um novo contexto, os líderes da área também precisaram se adequar: em vez de enxergarem as mercadorias armazenadas como capital congelado, a visão dos itens enquanto capital de giro, fundamentais à saúde da empresa, criou um horizonte repleto de possibilidades para alavancar processos e resultados.

Aos gestores, portanto, cabe a missão de agregar confiabilidade e eficiência ao cotidiano do estoque, enxergando o potencial do departamento e tratando a mercadoria como um investimento indispensável.

Muito embora a complexidade da área seja evidente, a simplificação de fluxos pode ser uma boa alternativa rumo ao sucesso. Não seria equivocado, então, afirmar que para viabilizar retornos cada vez mais expressivos, bastam 4 estratégias — conquanto que devidamente incorporadas ao radar gerencial. Confira!

1. Mapeie processos

O primeiro passo para o acompanhamento consistente dos fluxos de estoque certamente é o levantamento de demandas. Ao conhecer cada operação exigida no dia a dia da armazenagem, ganha-se autonomia para redefinir o que precisa ser ajustado e para fortalecer o que pode performar melhor.

O mapeamento de processos evita que o estoque seja subestimado e fique em segundo plano — comprometendo os resultados da empresa e a lucratividade do negócio como um todo. Quando os fluxos são compreendidos e sistematizados, elimina-se o retrabalho e suprime-se a incidência de erros.

A partir do momento em que o conhecimento — das demandas, das etapas produtivas e mesmo das dificuldades operacionais — se associa à iniciativa de explorar o potencial do estoque, abandona-se a impressão de que se trata de uma espécie de armário desorganizado, mais custoso do que rentável.

O armazém, portanto, passa a seguir políticas de máximo desempenho e conta com inputs criteriosamente mapeados, assegurando a qualidade das operações e, em última escala, contribuindo para elevar a competitividade da companhia.

2. Padronize operações

A organização do estoque é um aspecto crucial para impulsionar os resultados da área — e os caixas do negócio. De modo a conferir mais rapidez, assertividade e eficiência às rotinas de armazenagem e escoamento, é preciso investir em padronização.

Se, por exemplo, houver regras de seleção e de separação de produtos, já fixadas em um fluxo transparente, processos como o recebimento e o envio de mercadorias (com suas respectivas entradas e saídas de NFs), a validação de inventários e as auditorias de expedição ganham consistência e confiabilidade. Bom para os profissionais envolvidos na atividade, excelente para os gestores que a controlam!

Outra ótima maneira de viabilizar a padronização do estoque é catalogar o local de armazenamento de acordo com numerações, letras e/ou cores diferentes. Ao classificar corredores e prateleiras, sistematizando as observações, é possível diminuir o tempo exigido para encontrar os produtos vendidos — seguindo, é claro, critérios de FIFO, FEFO ou LIFO.

Por fim, ainda no que diz respeito à padronização operacional, é pertinente lembrar que empresas com mais de um CD (Centro de Distribuição, ou estoque) devem estabelecer fluxos coesos de acompanhamento.

É relativamente comum encontrar organizações com dificuldades de monitorar duas ou mais unidades de escoamento. Neste caso, o auxílio de uma tecnologia integrada é indispensável à integridade dos recursos e à tranquilidade de gerir, mesmo à distância, a eficácia das rotinas de estoque.

3. Defina quantidades mínimas e máximas

O grande diferencial de um estoque bem administrado é, sem dúvida, a capacidade de otimizar os investimentos da área. Em vez de dilapidar recursos importantes, comprometendo a saúde da companhia, é necessário apostar em operações capazes de potencializar os retornos do departamento.

A definição de mínimas e máximas, por exemplo, é uma estratégia valiosa. Na prática, a centralização de informações possibilita ações conjuntas para determinar os limites — para cima e para baixo — de cada produto armazenado, evitando que haja falta ou excesso de determinado material.

O principal objetivo da tática é tornar o dia a dia da companhia mais seguro e lucrativa. Desta maneira, uma margem de segurança garante que o capital seja corretamente despendido: se a demanda é crescente para um item específico, as mínimas de estoque devem ser mais elevadas em comparação a outro produto com menor saída.

Do mesmo modo, as máximas do estoque asseguram uma proteção extra em relação a medidas preventivas de vencimento (principalmente no caso de mercadorias perecíveis) e de depreciação, por exemplo.

4. Aposte em tecnologia de gestão

Não seria exagerado afirmar que, atualmente, o controle eficiente de estoque está intimamente ligado à capacidade tecnológica da companhia. É difícil, para não dizer completamente inviável, monitorar os indicadores de excelência sem o apoio de um sistema integrado de gestão. Os gestores mais engajados, aqueles que buscam resultados cada vez mais volumosos, já estão convencidos disso.

Para garantir a competitividade da operação de armazenagem e para maximizar a qualidade dos fluxos de estoque, o ERP é certamente a ferramenta mais recomendada. E isso se dá não apenas pela habilidade de integrar todas as áreas do negócio — do atendimento comercial à validação de impostos —, mas pela aptidão de conferir mais autonomia, efetividade e segurança às decisões gerenciais da empresa.

O Areco ERP é um sistema robusto, moderno e aderente às demandas de um mercado altamente competitivo. O software é composto por módulos individuais que se integram totalmente, otimizando processos complexos do CRM ao BI (Business Intelligence) e gerenciando todas as etapas do workflow de acordo com as particularidades do negócio.

O Areco ERP foi pensado e construído de forma a permear todo o tecido empresarial, do operacional à alta gestão, reunindo funcionalidades necessárias à produtividade de ponta a ponta. A tecnologia de gestão agrega agilidade, transparência e segurança aos processos.

Controle de perdas na indústria de Alimentos e Bebidas: como a tecnologia pode ajudar!

Controle de perdas na indústria de Alimentos e Bebidas: como a tecnologia pode ajudar!

Os números brasileiros no segmento de Alimentos e Bebidas são superlativos e demonstram a importância do ramo na economia nacional. Em primeiro lugar, cabe dizer que o setor emprega 20% de toda a massa de trabalho envolvida na indústria de transformação e que o faturamento da área representa 9,6% do PIB total do país, arrecadando cerca de R$ 656 bilhões em 2018 — um crescimento de 2,8% em relação ao período anterior.

A robustez dessa vertical, que mesmo em tempos de economia incerta não perdeu o fôlego, endossa outra conclusão bastante significativa: para que se mantenham saudáveis e lucrativas, enfrentando uma concorrência cada vez mais qualificada e competitiva, também de olho no dinheiro que o segmento movimenta ano a ano, é preciso investir em estratégias diferenciadas, em inovação de processos e em otimização de rotinas.

Na indústria de Alimentos e Bebidas, assim como tantos outros tipos de negócio, o monitoramento operacional é uma questão chave. Os gestores mais engajados, focados em resultados de alta performance, estão conscientes de que qualquer desvio na linha de produção — da qualidade do insumo utilizado na fábrica ao monitoramento de lotes no estoque — pode causar prejuízos expressivos e, muitas vezes, irrecuperáveis.

O controle de perdas, no que diz respeito à capacidade de minimizar erros e de suprimir desperdícios, é certamente uma das preocupações mais urgentes na indústria de Alimentos e Bebidas. Com o objetivo de alinhar a produção e de angariar resultados cada vez mais exponenciais, as lideranças corporativas precisam se atentar a fatores que, se negligenciados, podem alterar a dinâmica produtiva e impactar negativamente nos cofres do negócio.

A importância do controle de perdas na indústria de Alimentos e Bebidas

A otimização de recursos — para fazer mais com menos, valorizando insumos e investimentos — é a palavra de ordem das empresas modernas. Na indústria de Alimentos e Bebidas, por exemplo, a questão é ainda mais séria: considerando as características da produção, não é possível entregar nada menos do que a excelência. Processos de qualidade, bem como fluxos de controle de perdas, são essenciais ao desenvolvimento das organizações do segmento.

Há, portanto, dois aspectos complementares e fundamentais no cotidiano operacional das indústrias alimentícias: por um lado, é necessário alavancar a produtividade, garantindo que as linhas sejam exploradas em todo o seu potencial. Por outro, é preciso garantir a viabilidade da fábrica, reduzindo desperdícios a fim de potencializar a lucratividade.

Dessa forma, a importância de controlar as perdas fica evidente: para suprimir problemas, melhorar a capacidade produtiva da fábrica, aumentar as margens do negócio e favorecer o crescimento enxuto, orgânico e perene da empresa, vale investir em um monitoramento contínuo para prevenir desperdícios.

O papel da tecnologia no controle de perdas

O mercado de TI cresce a passos largos — a previsão é que bata a casa dos 10,5% neste ano — e há uma explicação relativamente simples para números tão positivos: para fazer frente à competitividade do mercado, as empresas contemporâneas estão buscando soluções robustas para integrar operações e otimizar recursos.

A tecnologia de gestão é, por sua vez, a ferramenta mais adequada às metas ambiciosas de crescimento. De acordo com levantamento feito pela Deloitte, o contexto da Transformação Digital vai alterar profundamente a realidade industrial tal qual a conhecemos já nos próximos anos. O cenário é desafiador, mas reserva grandes oportunidades evidencia a urgência de investir em mecanismos capazes de integrar, otimizar a maximizar as operações corporativas.

De forma a dar suporte às operações, do chão de fábrica à estratégia corporativa, o software de gestão desponta como um aliado indispensável à sobrevivência e à competitividade. A partir da centralização de dados, que confere agilidade aos processos ao mesmo tempo em que aumenta a capacidade analítica das lideranças, é possível repensar estruturas e estratégias mais alinhadas à realidade empresarial da atualidade.

Diante disso, não seria exagerado afirmar que o sistema integrado de gestão tem papel fundamental no controle de perdas da indústria de Alimentos e Bebidas — do recebimento de insumos ao pagamento de tributos obrigatórios. Toda a operação, do chão de fábrica ao administrativo, é frontalmente beneficiada por operações automatizadas, controles padronizados e métricas robustas.

Na produção alimentícia, o controle de perdas é favorecido (e mantido) a partir de funcionalidades bem estabelecidas, tais como:

  • padronização de operações, incluindo a engenharia de produtos e o fluxo detalhado de produção, evitando desvios que prejudiquem a linha e, por consequência, interfiram no produto final;
  • controle de qualidade, assegurando a liberação de mercadorias seguras e em consonância às normas previamente estabelecidas;
  • monitoramento de estoque, garantindo que os itens já finalizados sigam definições específicas de escoamento (FIFO, LIFO E FEFO, por exemplo) para eliminar desperdícios e prejuízos.

Na prática, o ERP é a tecnologia responsável por empoderar profissionais e gestores, permitindo que explorem os recursos disponíveis da forma mais eficiente possível. O sistema integrado de gestão é, já há muito, um poderoso cúmplice empresarial na busca por crescimento e lucratividade.

O Areco ERP no controle de perdas da indústria de Alimentos e Bebidas

O Areco ERP é uma ferramenta completa e totalmente aderente às principais demandas das indústrias de Alimentos e Bebidas. Dentre os benefícios do software ao segmento, principalmente no que compete ao controle de perdas — da produção à distribuição —, destacam-se:

  • o controle de engenharia reversa (quando um insumo resulta em vários produtos e subprodutos);
  • o acesso a informações de produção, viabilizando a formação de custos;
  • formatação de tabelas nutricionais, atendendo às exigências legais para o segmento;
  • emissão e consulta de laudos técnicos sob medida, de acordo com especificações personalizadas.
  • práticas de Qualidade Total (ISO), com domínio de lotes e rastreabilidade de matérias-primas e produtos acabados.

A mensagem final, portanto, é clara: para reduzir perdas, impulsionar retornos e ganhar competitividade, as indústrias de Alimentos e Bebidas precisam aprimorar seus processos. E, neste aspecto, as que investirem em tecnologia de ponta — principalmente em um ERP completo e atualizado, preparado para atender todas as demandas do setor — estarão à frente de um mercado altamente volátil e desafiador.

Quer saber como podemos ajudá-lo a melhorar a controlar as perdas produtivas e, assim, maximizar a lucratividade da fábrica?

As melhores estratégias para diminuir o seu ciclo de vendas

As melhores estratégias para diminuir o seu ciclo de vendas

No Departamento Comercial das empresas contemporâneas vigora uma máxima que costuma nortear o planejamento da área: quanto mais complexo o produto, maior tende a ser o ciclo de vendas. Essa afirmação, embora simples, desencadeia uma série de conclusões práticas e urgentes, forçando a busca por estratégias, ferramentas e metodologias capazes de acelerar a jornada do cliente ao longo do funil de vendas.

As vendas consultivas são a realidade de muitas organizações. Da apresentação de novas tecnologias à introdução de grandes máquinas, o valor do produto geralmente interfere na decisão de compra em uma escala diretamente proporcional: quanto maior o valor a ser pago, maior a demanda por explicações. O ciclo de vendas, portanto, é o reflexo dessa complexidade.

Aos gestores comerciais e administrativos, cabe entender as particularidades do negócio e endereçar as demandas comerciais da forma mais eficiente possível. Além de compreender, em detalhes, a especificidade do produto e seus principais diferenciais, é preciso estruturar táticas coesas para agilizar o funil de vendas, otimizando o ciclo de negociação até que o contrato seja finalmente assinado — em benefício das duas partes.

Primeiro, o funil de vendas: como utilizá-lo em vendas consultivas

O funil de vendas, também conhecido como pipeline, pode ser descrito como um modelo estratégico que sintetiza em etapas toda a jornada do cliente — do primeiro contato ao fechamento do negócio. Ao conhecer todos os detalhes do processo, estruturando abordagens coerentes às necessidades em cada fase do fluxo, os vendedores podem afunilar a base de contatos, acelerando as vendas.

No caso de negociações complexas, o pipeline habitualmente tem 5 etapas principais:

  1. Leads. O possível cliente acabou de descobrir a solução e ainda está totalmente cru a respeito dos diferenciais do produto. O desafio é muni-lo de informações e, assim, identificar o que mais o aflige, sem adotar uma posição exclusivamente comercial.
  2. Qualificação. Depois de ser apresentado, mesmo que superficialmente, à solução que você oferece, a qualificação é uma importante demanda interna: é o momento em que se pode descobrir se o “problema” do cliente em potencial é aderente ao seu produto ou serviço. Caso a resposta seja negativa, vale abandonar a negociação para evitar frustrações e prejuízos. Caso a resposta seja afirmativa, invista no relacionamento.
  3. Demonstração. As vendas complexas — que geralmente envolvem produtos de maior porte e/ou tecnologias intangíveis, além de um custo relativamente alto — geralmente exigem uma demonstração. Ciente da “dor” do cliente, o vendedor precisa explicar de que forma a solução da empresa corresponde a essa demanda e a suprime totalmente, ajudando a obter os resultados que estão sendo buscados. É hora de encantar!
  4. Negociação. Quando a demonstração é um sucesso, é natural que o possível cliente queria iniciar a negociação, o que demonstra que as expectativas foram atendidas e de que há fit com o produto ou serviço. Trata-se, sem dúvida, de uma etapa essencial para o sucesso do negócio — e os vendedores devem lançar mão de uma série de gatilhos e estratégias para viabilizar o contrato.
  5. Fechamento. A última etapa do funil é justamente o aceite. Ao verificar que a solução atende aos problemas que enfrenta e ao se certificar de que o produto ou serviço tem o melhor custo-benefício, o cliente decide positivamente pela compra. A jornada de compra se encerra e o ciclo de vendas é concluído com êxito.

Vale lembrar, ainda, que as etapas de leads e qualificação pertencem ao topo do funil, enquanto a fase de demonstração diz respeito ao meio de funil. No fundo dele, representando as etapas finais da jornada de compra — e, por consequência, do ciclo de vendas — estão as etapas de negociação e fechamento.

Em seguida, o ciclo de vendas: por que é importante mantê-lo sob controle

Em negócios consultivos, o pipeline é fundamental para garantir a saúde da empresa. Ao acompanhar as taxas de conversão em cada etapa do funil, estabelecendo métricas transparentes e confiáveis, é possível prever a geração de negócios e assegurar a saúde financeira da organização.

O equilíbrio entre as diversas etapas do funil permite planejamentos mais consistentes e análises mais completas. Imagine, por exemplo, que ao formatar o pipeline, o gestor descubra que o ciclo atual de vendas leva, em média, 7 meses. Isso significa que um contato gerado em janeiro só será convertido em julho — e, é claro, a empresa não pode parar em todos os outros meses do ano.

De forma geral, esse tipo de conclusão pode conduzir a duas análises diferentes, ainda que complementares:

  • a de que é preciso investir pesado em geração de leads, preferencialmente qualificados, para que o funil esteja sempre repleto de contatos em processo de negociação. Considerando que as taxas de conversão são bem menores do que o volume de leads gerados, é importante balancear os números para evitar períodos sem fechamento;
  • a de que é necessário lançar mão de táticas capazes de reduzir o ciclo de venda, acelerando o escoamento de contatos ao longo do pipeline e diminuindo o período de transição em cada uma das fases do funil. Para isso, uma avaliação profunda de recursos, ferramentas e materiais é indispensável à eficiência da estratégia.

Diante disso, não seria equivocado dizer que controlar o ciclo de vendas é essencial para manter a operação nos trilhos — e o Fluxo de Caixa em ordem. Ao negligenciar os indicadores de conversão, bem como o tempo médio de fechamento, o gestor incorre em um erro perigoso: o de perder o timing de negociação e, assim, deixar de faturar com vendas que esfriam.

Na prática, o ciclo de vendas ajuda a manter o processo comercial aquecido, indicando fluxos e processos que asseguram o envolvimento do contato e entregam a ele, em todas as fases do funil, as informações de que ele precisa para decidir positivamente pela compra.

As melhores estratégias para otimizar o ciclo de vendas em negócios complexos

A otimização do ciclo de vendas, portanto, desponta como uma preocupação essencial entre os líderes comerciais. Não poderia ser diferente, aliás: com a missão de potencializar os resultados da área, maximizando o faturamento da empresa, os gestores devem estar sempre atentos a novas formas e métodos de alavancar a performance do time.

Ao aprimorar o ciclo de vendas, entendendo a fundo as necessidades e desejos do cliente em potencial, os resultados costumam ser mais rápido — em vez de 7 meses, tudo é finalizado em apenas 3, por exemplo — e mais efetivos.

Confira, agora, algumas dicas importantes para otimizar o ciclo de vendas no seu negócio!

Qualifique os leads

Cada lead é, a princípio, uma nova oportunidade de vender. É preciso lembrar, porém, que nem todos os contatos serão qualificados — ou seja, terão perfil ou condições de adquirir o produto ou serviço que você oferece. Para evitar transtornos, prejuízos e frustrações, é necessário qualificar os leads que caem no funil de vendas. Essa é, sem dúvida, o primeiro desafios na diminuição do ciclo de vendas.

Grosso modo, o processo de qualificação de leads busca explorar a “dor” do potencial cliente, entendendo quais são os aspectos sensíveis que o levaram a buscar uma solução. Se sua empresa é capaz de atender às expectativas do prospect, deve-se partir para a próxima fase: entender se há fit — de desejos, de ferramentas e de investimento, por citar alguns fatores.

Imagine, por exemplo, a venda de uma máquina robusta para a indústria automotiva. Se seu cliente precisa automatizar determinado fluxo operacional e seu produto é adequado à demanda, mas ele não está disposto a desembolsar o valor para comprar seu equipamento, há um problema de qualificação: por mais que haja comprometimento com a implantação de uma nova máquina, há discordância a respeito do investimento. Se você não estiver aberto a negociações amplas, pode ser melhor sinalizar o lead que não será possível atendê-lo.

Nutra aqueles que ainda não estão prontos

Muitas vezes, leads com potencial ainda não estão prontos para efetivar a compra. Pode ser que o prospect ainda não esteja seguro a respeito da extensão de seu problema ou, então, que haja dúvidas a respeito da melhor solução. Neste caso, o ideal é manter o relacionamento por meio da nutrição de leads.

Depois da primeira interação — uma ligação, um formulário preenchido ou um material baixado, por exemplo —, é preciso manter a conexão com o possível cliente. A melhor forma de mantê-lo engajado é muni-lo de conteúdos relevantes, aderentes ao cenário que o cerca, e que o ajudem a esclarecer o dilema que enfrenta e a solução mais apropriada para saná-lo.

A nutrição de leads é um mecanismo eficiente de fechamento de negócio. Ao fazer com que o lead permaneça ativo no funil de vendas, tendo contato recorrente com dados da empresa, o vendedor tem mais argumentos para prosseguir, em um futuro breve, com uma negociação positiva.

Dê ferramentas à equipe de vendas

Por fim, ainda que não menos importante, as ferramentas automatizadas de relacionamento — ligadas tanto à jornada de compra quanto ao ciclo de vendas — são essenciais à efetividade de uma estratégia voltada a acelerar a geração de negócios. Afinal, quando as informações estão centralizadas e há sistematização de tarefas, é mais fácil armazenar e obter os dados de cada contato, facilitando a negociação.

O CRM (Customer Relationship Management), por exemplo, é uma tecnologia imprescindível à diminuição do ciclo de vendas. O motivo é simples: ao permitir e automatizar uma rotina consistente de registro (reunindo todos os dados do cliente, tais como nome, sexo, cidade, e principal queixa) e de follow up (lembretes periódicos para retomar contato, reaquecendo o lead de tempos em tempos), o sistema dá mais autonomia e segurança ao vendedor na missão de nutrir e converter sua base de leads.

Ao munir a equipe comercial de ferramentas ágeis, integradas e automatizadas, o gestor certamente será capaz de perceber resultados mais expressivos e consistentes já no curto prazo — inclusive no que diz respeito à diminuição do ciclo de vendas. Na prática, isso significa otimizar recursos (financeiros, humanos e de tempo) e potencializar retornos, alavancando o crescimento da companhia.

Areco ERP + Areco Agente: CRM integrado para resultados eficientes

As vantagens da implantação do CRM são inegáveis, mas, é importante ressaltar que a utilização isolada da ferramenta não proporciona a exploração total de suas capacidades. Para potencializar os resultados comerciais, é preciso que o CRM seja integrado ao sistema que gerencia todas as operações da empresa, o ERP.

O Areco Agent, CRM da Areco, é totalmente integrado ao Areco ERP, o software integrado de gestão. Uma vez associados, os sistemas trabalham juntos para potencializar as rotinas comerciais, simplificando e consolidando operações fundamentais à atividade de vendas.

Para exemplificar os benefícios da atuação conjunta, imagine o seguinte contexto:

  • Primeiro, o gestor comercial classificou o potencial dos prospects, melhorando a qualidade dos leads. Assim, é possível focar a ação e administrar o tempo, priorizando contatos que apresentam mais chances de gerar resultados.
  • Depois, criou um mapa de tempo, em formato de agenda, para organizar e monitorar atividades internas e externas.
  • Em seguida, criou e nutriu uma base rica de informações que oferecem estatísticas importantes sobre insights, desempenho e resultados.
  • Concomitantemente, interagiu com sua equipe interna, emitiu lembretes e estimulou a produtividade.
  • Por fim, utilizou um sistema consistente para criação de propostas, valendo-se de regras comerciais já estabelecidas, evitando valores incorretos que podem gerar vendas de baixo resultado ou prejudiciais ao negócio.

A tecnologia da Areco — e, neste caso, a união do Areco Agent e do Areco ERP — é a solução ideal para lapidar operações e melhorar o desempenho da área comercial. Com a integração, a incidência de erros e a improdutividade do time são reduzidos, liberando mais tempo para que a equipe foque no que é realmente importante: vender. Quer saber como o Areco ERP e o Areco Agent podem impulsionar o seu negócio?

Guia do Gestor

Guia do Gestor

Guia do Gestor: tudo o que você precisa saber sobre ERP e como extrair suas vantagens

Se sua empresa está amadurecendo, construindo novos objetivos e buscando resultados diferentes, é provável que você esteja avaliando recursos valiosos ao desempenho da operação.
O ERP é a ferramenta ideal para alavancar a performance do seu negócio, viabilizando a aplicação de estratégias inovadoras sem que as lideranças percam o controle dos processos produtivos.

O software dispõe de funcionalidades diferenciadas, aderentes às mais diversas verticais, e proporciona um cotidiano mais fluido, produtivo e rentável, otimizando tarefas e retornos.
Neste Guia exclusivo, você:
1. Entenderá o que é, na prática, um ERP;
2. Saberá quais são as principais vantagens da tecnologia de gestão;
3. Verá qual é a forma mais eficiente de implantar uma solução integrada de negócios.

E uma dica: aproveite a leitura e guarde o material com você, sempre à mão para futuras consultas.
Boa leitura e bons insights!

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Os principais desafios da Indústria metalmecânica (e como eles podem atrapalhar seu negócio)

Os principais desafios da Indústria metalmecânica (e como eles podem atrapalhar seu negócio)

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A indústria metalmecânica tem grande importância histórica no Brasil e no mundo. Basta olhar para o segmento, em específico, com mais atenção: sem a produção em escala, diretamente responsável pela fabricação de máquinas e equipamentos, o mundo tal qual o conhecemos hoje dificilmente seria possível. Na ausência do ramo metalmecânico, outras atividades econômicas, tais como a construção civil e o mercado automobilístico, seriam prejudicados e inviabilizados.

Por aqui, o resultado do 2º trimestre de 2019 foi recebido com otimismo. De acordo com levantamento do IBGE, o PIB brasileiro cresceu 0,4% no período, puxado pelos setores industriais — que obtiveram ganhos de 0,7% — e de serviços. O dado, embora represente um avanço econômico ainda bastante tímido, afastou o risco de recessão e reavivou perspectivas mais otimistas para a indústria.

A combinação desses dois fatores — a relevância essencial do metalmecânico nos mais diversos ramos de mercado e os avanços registrados no resultado econômico do último período — incentiva os gestores a olhar mais criticamente às suas operações, buscando formas de otimizar processos e maximizar resultados.
No esforço para eliminar gargalos produtivos da estratégia ao chão de fábrica, vale conhecer alguns dos principais desafios da indústria metalmecânica e, em seguida, mobilizar esforços para corrigi-los de imediato. Afinal, lembre-se sempre: o mercado é voraz e não espera. Confira!

1. Manter a engenharia de produtos atualizada
A otimização do chão de fábrica é, sem dúvida, um dos maiores desafios das indústrias metalmecânicas. Para assegurar a produtividade, porém, é essencial que os fluxos de trabalho na fábrica estejam claros e sejam padronizados, evitando desperdícios — tanto de insumos quanto de mão de obra, por exemplo.
Neste contexto, a engenharia de produtos é uma ferramenta prioritária e indispensável: a partir dela, é possível estabelecer o roteiro de produção e sistematizar todas as etapas do projeto, da lista de materiais aos parâmetros do produto (tais como dimensões e volume).
O domínio efetivo sobre as fases de um projeto maximiza a eficiência do chão de fábrica e, ao diminuir a interferência humana nas decisões de produção, reduz os riscos de erro.

2. Garantir a eficiência da programação de produção
A programação de produção extrapola a fábrica e também interfere diretamente no funcionamento de outras áreas do negócio. O desempenho produtivo impacto, por exemplo, nos prazos de entrega prometidos ao cliente, informação que determina os contratos fechados pelo time comercial. Por isso, é fundamental alinhar a disponibilidade de recursos para atender à demanda do mercado.
A recorrência de turnos, o número de funcionários a cada período, as horas úteis de trabalho e os insumos disponíveis são alguns dos critérios que devem ser considerados no momento de organizar a rotina e a programação da produção. O grande segredo está em relacioná-los de forma efetiva, consistente e orgânica, extraindo o máximo potencial dos recursos.
O ideal, portanto, é acompanhar as ordens de fabricação e automatizar os inputs de produção via apontamentos online. Quando há atualização, em tempo real, do estágio do processo, é possível compará-los ao planejamento inicial e corrigir desvios que possam comprometer a produtividade da fábrica.

3. Assegurar a qualidade do produto final
Na linha de produção, a qualidade do produto final é tão (ou mais) importante quanto a qualidade. Para que os itens fabricados sejam corretamente enviados ao mercado, é necessário que atendam às normas de segurança e que estejam integralmente de acordo aos padrões da empresa.
Na prática, o chão de fábrica é diretamente responsável pelos lotes inadequados à comercialização — os quais representam, em última escala, prejuízos ao negócio. Aos gestores, cabe a missão de acompanhar as métricas da produção e, caso haja desequilíbrio nos índices de refugo, identificar os gargalos operacionais.
Não seria equivocado dizer, então, que manter a excelência produtiva é um dos grandes desafios da indústria metalmecânica e que as estratégias (e tecnologias) que potencializem resultados positivos, no que compete à integridade dos produtos, são cruciais para alavancar a competitividade da companhia.

O Areco ERP na indústria metalmecânica

A tecnologia de gestão é cada vez mais imprescindível às empresas modernas. Não basta, entretanto, implantar uma solução rasa e pouco aderente às rotinas da organização: é preciso entender, em profundidade, quais são as demandas e quais ferramentas podem multiplicar os resultados — no curto, no médio e no longo prazo.

O Areco ERP é um software robusto, completo, totalmente modular e capaz de permear todo o workflow corporativo. São mais de 30 anos de experiência em indústrias dos mais diversos portes, reunindo funcionalidades indispensáveis à gestão enxuta e estratégica, tais como:
engenharia integrada de produtos, com cadastro ilimitado de níveis (incluindo matérias-primas, subitens, embalagens e roteiros de produção);
controle de requisição de desenvolvimento de produto, integrado ao comercial e às áreas de custos, qualidade e engenharia;
planejamento de produção, considerando a disponibilidade de recursos (incluindo quantidade de funcionários, máquinas e horas úteis da fábrica);
gerenciamento de Ordens de Produção, com emissão de código de barras para apontamentos online;
cálculo online do custo real e do custo estimado, com controle de tempo, pessoas, máquinas e materiais.

O Areco ERP automatiza processos, elimina o retrabalho e minimiza as chances de erro no chão de fábrica. Ao integrar departamentos e disponibilizar amplos métodos de análise estratégica (são mais de 2 mil relatórios disponíveis, por exemplo), o software confere mais transparência e segurança às decisões do negócio.
Vale lembrar, ainda, que o Areco ERP é multi-empresas, multimoedas e multi-idiomas, o que significa oferecer tecnologia de ponta em todas as fases da indústria — do crescimento à expansão —, seja ela brasileira, estrangeira ou multinacional.

Quer saber como podemos ajudá-lo a maximizar os resultados da sua indústria metalmecânica?

Como escolher os módulos do ERP?

Como escolher os módulos do ERP?

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A tecnologia de gestão precisa acompanhar o crescimento da empresa. Muitas vezes, a expansão do workflow e o aumento da penetração do software nas tarefas cotidianas significam, em última escala, que a operação está se desenvolvendo com solidez — e que a companhia, por sua vez, cresce com segurança.

Uma solução modular, capaz de gerar autonomia às áreas do negócio e de se integrar aos demais processos internos, é a melhor opção para organizações que buscam estruturar rotinas e maximizar performances. A capacidade de selecionar módulos estratégicos sem dispensar a segurança de contar com suporte em todas as frentes — à disposição da empresa tão logo seja conveniente — faz toda a diferença no momento de optar por um software de gestão.

O que considerar ao escolher os módulos do ERP?
A incorporação da tecnologia de gestão representa um marco importante na trajetória de desenvolvimento corporativo. De forma geral, a decisão demonstra preocupação com a otimização de processos e recursos — humanos, materiais e financeiros, por exemplo — e evidencia um mindset de crescimento sustentável.
O ERP é, sem dúvida, uma ferramenta indispensável à administração enxuta, eficiente e lucrativa das empresas modernas. Essencialmente, o software se diferencia por uma característica útil e valiosa: pode ser implementado de acordo com a necessidade e com a disponibilidade da empresa.
Só um sistema versátil, aderente e integrado é capaz de entregar a flexibilidade que as empresas competitivas precisam. Ao entender e ao endereçar as principais corporativas — sem, no entanto, limitar o crescimento da operação — o ERP assegura a tranquilidade de que os gestores carecem para agir com estratégia e focar em resultados no curto, no médio e no longo prazo.

Quais são os módulos do ERP que a empresa precisa?
A escolha dos módulos — aqueles que serão acoplados aos processos internos de forma a agregar agilidade operacional e a promover a automatização de tarefas — é, de fato, um passo importante rumo à alavancagem de desempenhos.
Para viabilizar a implantação, é preciso relacionar as principais demandas da empresa e identificar quais integrações são essenciais ao negócio. O gestor deve, então, certificar-se de conhecer a fundo as possibilidades da tecnologia e as demandas da organização: o melhor (e mais eficaz) cenário deriva da conexão consistente dos dois contextos, arrolando necessidades e funcionalidades.

Confira, agora, alguns dos principais módulos do ERP!

Cadastros
As informações básicas de cliente, fornecedores e parceiros, bem como os dados de insumos, produtos, endereços e moedas utilizadas nas transações, estão centralizadas no módulo de Cadastros. A sistemática endossa padronização de registros e assegura rápido acesso aos arquivos, permitindo que todas as unidades de negócio interajam com as informações de modo orgânico, seguro e transparente.

Comercial
No módulo Comercial concentram-se todas as negociações fechadas ou ainda em andamento. A partir dos recursos do sistema, é possível automatizar e controlar todas as etapas do processo, da emissão de orçamentos à geração de contratos personalizados. Além disso, a depender das necessidades da companhia, é possível acoplar sistemas remotos de vendas, auxiliando representantes externos na alocação de pedidos — de qualquer lugar, a qualquer hora, mesmo que offline.

Compras
O módulo de Compras fortalece a relação estratégica com os fornecedores. No ERP, por exemplo, é possível configurar cenários de ressuprimento automático, nos quais o sistema identifica baixas no estoque e dispara Ordens de Compra de forma automática. Da mesma forma, o cadastro de mínimos e máximos confere agilidade às decisões de compra e as facilidades no recebimento de Notas Fiscais agilizam a rotina dos profissionais da área.

Fiscal
O Departamento Fiscal é, sem dúvida, um dos mais estratégicos de qualquer empresa: dele dependem a conformidade legal da companhia e, em última escala, também a contabilização de lucros. No ERP, o módulo Fiscal favorece, por exemplo, o cadastro de CFOPs (Código Fiscal de Operações e Prestações) e NatOps (Naturezas de Operação), padronizando a utilização dos códigos na operação cotidiana. O recurso minimiza as chances de erro na tratativa fiscal — o que evita transtornos e suprime eventuais prejuízos.

Custos
A gestão de custos vai além do controle orçamentário. Para garantir a viabilidade da operação e a lucratividade da empresa, é preciso monitorar, por exemplo, a formação de custo e preço, observando o valor pago pelos insumos e calculando os gastos envolvidos na produção dos itens. Além disso, os custos operacionais devem ser controlados periodicamente, de forma e evitar gargalos improdutivos — e o ERP possui toda a gama de relatórios essenciais à gestão dos recursos financeiros do negócio.

Estoque
O estoque foi, por muito tempo, uma área negligenciada. Hoje, os gestores estão conscientes de que não se trata de capital congelado, mas de oportunidades estratégicas de obter ganhos significativos. Neste contexto, a administração enxuta do estoque — de materiais de escritório a produtos acabados — tornou-se uma necessidade inadiável. No ERP, é possível controlar os níveis de armazenagem e agilizar a tratativa do item, que está devidamente identificado por seção e prateleira, por exemplo. Do mesmo modo, o controle de lotes e as auditorias de expedição são funcionalidades disponíveis no sistema.

Produção (PCP)
O módulo de Planejamento e Controle de Produção sistematiza todos os processos do chão de fábrica — do registro de equipamentos (incluindo a manutenção de máquinas) ao fluxo operacional de cada item produzido. A partir do ERP, o gestor pode acompanhar os indicadores da produção e tomar decisões mais integradas e assertivas, observando os níveis de produtividade e, inclusive, os indicadores de qualidade. Assim, constrói-se uma visão ampla e consistente da fábrica, contribuindo para eliminar gargalos nocivos à performance corporativa.

Comércio Exterior
O mundo comercial deixou de ter fronteiras e, hoje, é possível negociar com empresas de todas as regiões do planeta. Para conferir segurança e eficiência às transações internacionais, o módulo de Comércio Exterior é imprescindível: a partir dele, o gestor pode sistematizar rotinas particulares de cada país com o qual interage, simplificando a complexidade das relações comerciais estrangeiras. Um ERP multimoedas, por exemplo, simplifica as trocas monetárias e garante a conformidade legal dos acordos.

Recursos Humanos
O módulo de Recursos Humanos garante a gestão efetiva do quadro de funcionários da empresa — do controle de performance individual ao envio das informações completas do eSocial. No ERP, pode-se registrar rotinas de feedback e também gerenciar benefícios de forma coesa e integrada. Além disso, o recurso relaciona todas as informações legais que devem ser remetidas ao Governo, agregando transparência às obrigações trabalhistas.

Por que o Areco ERP é sua melhor opção?
A Areco é uma escolha segura e transparente na hora de optar por um sistema de gestão ERP. Em primeiro lugar, porque o sistema é modular e tem diferenciais que a tornam o parceiro ideal para o seu negócio:
> o processo de implantação ou substituição é feito em tempo recorde, com casos exitosos de finalização em até 6 meses;
> a equipe é 100% própria, do comercial ao suporte;
> as atualizações de versão e as adequações às mudanças de legislação não têm custos adicionais;
> as customizações adquiridas são incorporadas às operações do cliente de forma ágil e descomplicada.
O Areco ERP automatiza processos, elimina retrabalho e minimizar as chances de erro nas atividades cotidianas, reduzindo, também, o desperdício de tempo. Ao integrar departamentos e fornecer indicativos de desempenho, o sistema garante transparência e segurança na tomada estratégica de decisões. O Areco ERP é multimoedas, multi-empresas e multi-idiomas, reunindo uma gama ampla de relatórios, telas gerenciais, suporte à auditoria em todas as telas e direitos de acesso para cada perfil de usuário.

Para entender a dimensão dos benefícios do Areco ERP, assista aos depoimentos de outros gestores que já experienciaram a mudança.

Para saber como podemos ajudá-lo a potencializar o desempenho do seu negócio, fale com um consultor!

How to consolidate and analyze the company’s balance sheets

How to consolidate and analyze the company’s balance sheets

Accounting control is essential to competitive companies. By understanding accounting as the business lung, seeing it as the ideal tool to project results and opportunities, managers gain more confidence and autonomy to make strategic decisions of the organization.

The balance sheets, in turn, emerge as the practical instruments that allow operational monitoring and demonstrate the corporate results – updating directors and eventual shareholders. Consolidation of documents, therefore, requires attention and seriousness: management technology can (and should) facilitate the process and ensure the credibility of the data.
 

What is the consolidation of the balance sheets?

In general, the consolidation of the balance sheets can be described as a financial statement that relates one or more entities and is widely used with the parent companies and subsidiaries, and also between controlled and controlling companies. In the case of a conglomerate of companies, for example, it is common for the document to explain the accounting situation of the group as a whole, consolidating them.

The main objective of the tool is to formalize a credible diagnosis of corporate health, punctuating financial activities and signaling deficits and surpluses. By having concrete figures, leaders are more assertive in understanding scenarios and can make increasingly cohesive decisions.

Due to its depth and relevance, the consolidation of accounting balances is a complex task. It is not enough, for example, to plan the company’s information and offer it to managers (and possible shareholders) in its raw format. It requires a method of organizing and integrating the data, transferring the whole movement of the company to the accounting, applying the rules of integration and making them useful to the strategic process of analysis.

The consolidation of balance sheets will also serve as the basis for the calculation of indices such as Current Liquidity, Dry Liquidity, and other indices that are important for good management.
In practice, the consolidation of accounting statements provides background and information for a number of important documents. The main ones are:

  • Statement of Income(SOI);
  • Accumulated Profit and Loss Statements;
  • Opinion of the Supervisory Board.

In addition, reports of any audits may also be incorporated. For companies that fall under the Real Income tax regime, it is important to attach the MEP (Equity Method of Equity) to the documentation.
Thus, it is easy to see that the consolidation of accounting statements is a rigorous activity, highly critical, and that requires know how and seriousness. To ensure the relevance of the data and the feasibility of the evaluation, it is essential that the process be synergistic, integrated and automated.

Why consolidation of the balance sheets is essential?

The biggest motivation for the routine consolidation of balance sheets, of organizations with more than one entity, is the legal regulation: the requirement is provided for by law and is supervised by the Brazilian Securities and Exchange Commission (CVM).

The process has, by itself, benefits that attest to its importance. It is only through the balance sheet, for example, that it is possible to properly analyze the financial and accounting picture of an entity or a business conglomerate.

Moreover, as far as the market is concerned, consolidation is an essential resource for obtaining new credit lines and is usually considered at the moment when potential investors decide on a financial contribution.

Internal management, on the other hand, is also directly impacted by the accounting balance sheets: identifying productive gaps and correcting accounting deviations are some of the advantages provided by consolidation routines.

In order to face market competitiveness, it is essential that the company devotes itself to the transparency and candor of its operations. The consolidation of accounting statements is certainly the instrument capable of strengthening the organizational image and maintaining corporate health, maximizing short, medium and long term results.

How ERP can assist in consolidating financial statements?

According to the Internal Revenue Service, tax and tax obligations consume around 600 hours of work per year. The balance sheets, as well as their consolidation, enter into the calculation.

The number is expressive and even alarming: managers need tools that automate bureaucratic routines, optimizing the resources used to fulfill them.

Management technology is the key to a more organized and transparent process, providing agility without undermining credibility. ERP, for example, has the ability to integrate all areas of the business and minimize manual errors by eliminating rework.

In addition to the operational speed, however, some predicates of the software guarantee its assertiveness in the consolidation of the accounting balance sheets. Among the main ones, the following stand out:

  • speed of information collection, since all the necessary numbers for documents are centralized and easily accessible;
  • compliance with the federal requirement and avoiding sanctions and damages for noncompliance;
  • the potentialization of management, which can be supported by concrete data and, thus, evidence potential bottlenecks and possible business opportunities.

In practice, the consolidation of accounting statements emerges as an instrument of optimization and control. More than just a tax and tax obligation, the analysis is an important support for managers aligned to their business and committed to their companies.

 

Strategic accounting: management technology is the key

The balance sheets are part of the accounting routines and, as well as the other demands of the area, should be treated with transparency and seriousness. Management technology is the ideal tool to strengthen data collection and analysis processes, empowering decision making.

In addition to management activities and internal strategies, however, accounting offices also benefit greatly from the capabilities that integrate and categorize data, centralizing all company information and facilitating access to dashboards and reports.

ERP, therefore, is certainly a powerful ally in the automation of routines and the agility of mandatory closures, ensuring the tax and tax compliance of the company served. The accountant has more peace of mind to close his demands and avoids search and conference rework.

In this way, it would not be wrong to say that the software provides and endorses a healthy and effective relationship between outsourced accounting and the corporate client. When coupled by an up-to-date and secure ERP, the two companies leverage their routines – optimizing financial, human, physical and time resources – and ensure business viability, reiterating compliance with all required regulations.
 
Areco ERP automates accounting integration rules for accounts payable, receivables, inventory, fixed assets and billing operations. Thus SPED submissions and bank reconciliation routines, to name just a few examples, are immediately optimized and occur more securely and transparently. It’s great for the manager, but it’s also great for the bookkeeping that caters to you.

Want to know how we can boost your corporate results?

System updates: why Areco ERP is the best option?

System updates: why Areco ERP is the best option?

The market, by itself, is a very volatile environment. Competitiveness requires companies to be constantly adapting, finding more efficient ways to produce and manage with intelligence.

In parallel, but with direct implications, also happens the technological evolution. With the mission of automating, optimizing, and leveraging, innovations come to companies with significant power – that can represent the ability to survive and, more than that, to thrive.

There are also legal guidelines that must be followed by all type of organization, regardless of the size or segment to which they are involved. For each characteristic and/or operational particularity, a series of requisitions presupposes alignment with the tax and tax rules, demanding extreme integrity in the conduct of business.

The three factors, which are an inseparable part of business activity, need to be treated seriously. Any negligence can result in serious hazards and considerable damage.

The key to standardized processes and appropriate to market requirements, therefore, is the management technology. But the choice requires attention: dismiss the implementation of software that doesn’t  innovations – by failing to regularly provide new features that maximize the performance of operational routines – and to make access to legal updates (new laws on the incidence of taxes, for example) even more wearing, bureaucratic and costly.

 

Conformity and Competitiveness: Why is an Upgraded System Important?

For the managers oriented to results, the market volatility is not new anymore. Contrariwise: Now, leaders are aware that changes must be faced as valuable opportunities to build strong competitive differentials.

In this circumstance, the management tools are fundamental for operational synergy and strategic consistency. It is not enough when company improve business processes if it makes serious mistakes when designating the proper Natures of Operation, for example.

Likewise, there can be no growth prospect if managers are deprived of reports and balance sheets that enable excellent planning, able to optimize business resources and leverage financial results.

The tax area, in it’s turn, is one of the most impacted when a lagged system is used to manage the department’s routines. More than rework, which inflates costs unnecessarily, legal risk is serious and needs to be taken in consideration.

The Treasury, as a regulatory and supervisory agency, is very rigid and any deviation can be severity punished – generating extremely high fines and, in some cases, even making the organization unfeasible.

In order to avoid disruption and damage, it is important that systemic technology is up-to-date and adheres to the segment needs. By having robust and reliable software, the manager can focus on what is really relevant to his strategic performance, making decisions more secure and effective without wasting time with operational inferences.

Therefore, it would be consistent to say that, in order to serve the most diverse objectives – positively influencing all the corporate sectors, from Commercial to Controllership – ERP emerges as the ideal mechanism to centralize information, automate routines and maximize team performance. But not only that: it is, in fact, an indispensable tool to maintain legal compliance (mainly tax) and leverage competitiveness.

 

Free updates: why Areco ERP is the best option?

Once reforced the importance of having an up-to-date ERP capable of responding to the legal demands inherent in business activity has been reinforced, it is worth noting that the choice of supplier is decisive for the success of the business relationship – and, for a number of factors, also for growth of each of the parties involved.

Before insisting, ask and know the process that governs the version updates. Explore the timing of new releases and check the conditions for mandatory and high-impact changes – especially tax and accounting.

By 2018, for example, a lot of regulations came into effect and required companies to adapt to entirely new routines. E-Social, which significantly changed the demands of the HR area, and EFD-Reinf, which integrates the SPED module, were some of the most impacting obligations of the year.

The legal novelties are usually quite exhausting. For some companies, however, the process was even more complex: version upgrades, without which it would not be possible to operationalize the new requirements, were marketed at very high levels.

At Areco ERP, all spontaneous updates are free of cost. Regular changes (such as the insertion of a new field or the change of a certain flow, communicated by Release Notes), as well as large functionalities (eSocial and EFD-Reinf), do not imply an additional burden: the company pays nothing but maintenance monthly to have released versions and thus meet all tax and tax requirements (at federal and state level).

The security of having a robust and up-to-date tool, with no negative surprises in launching new versions, allows the manager to have more peace of mind to think about what really matters: perpetuating the operation in a sustainable and profitable way.

In practice, Areco ERP emerges as the most cost-effective solution on the market. In addition to upgrades at no additional cost, a host of other benefits-from product and services-help the company gain performance and results.

 

Areco is committed to the success of each client. Want to know how we can help you make more strategic and effective decisions?

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